O que pode ser configurado para o cliente
Resumo
Neste documento são apresentadas as diversas possibilidades de configuração do GNPapers para uma revista, organizadas na sequência de entrada e fluxo de avaliação de artigos.
Todas as configurações apresentadas são realizadas apenas pelos técnicos da GN1, salvo algumas que especificarão onde o próprio usuário poderá alterar.
A solicitação de mudança de configuração de ser realizada por e-mail para suporte@gnpapes.com.br.
Idiomas da navegação
A revista pode adotar todos os idiomas disponíveis na navegação ou escolhar um parte, ou apenas um dos idiomas. Na prática isto significa que o sistema permite a revista adotar apenas o idioma inglês e não disponibilizar o idioma em português aos usuários do sistema.
Área do autor
- Mensagem de boas-vindas ao autor (em português e inglês);
- Link para "Instruções aos autores", é possível ter um link para cada idioma;
- Nome do cargo do editor ou da editora (em português e inglês);
- Nome de quem assina as mensagens de notificação (em português e inglês);
Submissão
Barras superiores
Há duas barras superiores, na primeira (de cima para baixo) constará o nome da revista, na segunda alinhada à esquerda a logomarca da revista, alinhada à direita a logomarca da editora responsável.
Listas iniciais
A parte mais importante da submissão é a seleção da seção do artigo, pois determinará as demais possibilidades e restrições do processo. Cada seção é atrelada a um idioma, portanto as regras podem ser diferentes entre os idiomas português e inglês. Um exemplo de seção é Artigo Original e Original Article (no inglês). Este item é obrigatório.
É possível habilitar ao autor selecionar uma área para a submissão de artigos, apenas uma área para cada artigo. As áreas são opcionais. Por exemplo, em uma revista especializada em cirurgia, as áreas poderiam ser as diversas especialidades, cardiologia, neurologia, dermatologia, etc.
Também é possível que o cadastro de autores da submissão exija o vinculo com um ou mais contribuições. O objetivo é permitir especificar o papel de cada autor na pesquisa.
Todas estas listas acima tratadas devem estar em português e inglês.
Campos da submissão
Para cada seção é possível configurar as seguintes caraterísticas nos campos da submissão:
| Passo | Função | Tipo | Descrição |
|---|---|---|---|
| 2 | Exibir o título (PT) | V/F | Verdadeiro para exibir o campo título em português |
| 2 | Exibir o título (EN) | V/F | Verdadeiro para exibir o campo título em inglês |
| 2 | Exibir o título (ES) | V/F | Verdadeiro para exibir o campo título em espanhol |
| 2 | Requerer o título (PT) | V/F | Verdadeiro para requerer o título em português |
| 2 | Requerer o título (EN) | V/F | Verdadeiro para requerer o título em inglês |
| 2 | Requerer o título (ES) | V/F | Verdadeiro para requerer o título em espanhol |
| 2 | Exibir os descritores (PT) | V/F | Verdadeiro para exibir o campo descritores em português |
| 2 | Exibir os descritores (EN) | V/F | Verdadeiro para exibir o campo descritores em inglês |
| 2 | Exibir os descritores (ES) | V/F | Verdadeiro para exibir o campo descritores em espanhol |
| 2 | Requerer os descritores (PT) | V/F | Verdadeiro para requerer os descritores em português |
| 2 | Requerer os descritores (EN) | V/F | Verdadeiro para requerer os descritores em inglês |
| 2 | Requerer os descritores (ES) | V/F | Verdadeiro para requerer os descritores em espanhol |
| 2 | Limite de caracteres no título | Numérico | Quantidade máxima de caracteres com espaços em branco nos títulos |
| 2 | Mínimo de descritores | Numérico | Quantidade mínima de descritores |
| 2 | Máximo de descritores | Numérico | Quantidade máxima de descritores |
| 2 | Descritores no DECS | V/F | Verdadeiro caso seja obrigatório que os descritores existam no índice do DECS - Para revistas na área de saúde |
| 4 | Exibir resumo (PT) | V/F | Verdadeiro para exibir o campo resumo em português |
| 4 | Exibir resumo (EN) | V/F | Verdadeiro para exibir o campo resumo em inglês |
| 4 | Exibir resumo (ES) | V/F | Verdadeiro para exibir o campo resumo em espanhol |
| 4 | Requerer resumo (PT) | V/F | Verdadeiro para requerer o campo resumo em português |
| 4 | Requerer resumo (EN) | V/F | Verdadeiro para requerer o campo resumo em inglês |
| 4 | Requerer resumo (ES) | V/F | Verdadeiro para requerer o campo resumo em espanhol |
| 4 | Limite de palavras no resumo | Numérico | Quantidade máxima de palavras em cada resumo |
| 4 | Exibir o Comitê de Ética | V/F | Verdadeiro para exibir o campo Comitê de Ética |
| 4 | Requerer o Comitê de Ética | V/F | Verdadeiro para exibir o campo Comitê de Ética |
| 4 | Exibir o Ensaio Clínico | V/F | Verdadeiro para exibir o campo Número do Ensaio Clínico |
| 5 | Segmentos do conteúdo | Lista | Lista de segmentos ou seções o conteúdo do artigo pode oferecer (somente se não utilizar o envio do conteúdo por upload do documento, ou seja, se utilizar o meio de envio por "Copiar e Colar") |
| 5 | Enviar por upload | V/F | Verdadeiro para habilitar o envio do conteúdo por upload de documento do Microsoft Word (DOC/DOCX) |
Leia o termo "requerer" como obrigar o preenchimento, ou impedir o usuário de prosseguir sem preencher.
Sobre o Conteúdo do documento
No sistema um "Segmento do conteúdo" representa uma parte do conteúdo, ou seção do corpo do artigo. Por exemplo, normalmente um Artigo Original é dividido em Introdução, Métodos, Resultados, Discussão, Conclusão e Referências. Cada parte é um segmento e representará um campo na submissão.
Caso seja configurada uma seção cuja forma de envio do conteúdo é por upload então os seguimentos do conteúdo não estarão disponíveis. Assim, o autor poderá enviar apenas um documento para cada artigo. Não um documento para cada segmento.
Contribuição dos autores
O objetivo é esclarecer qual o papel ou contribuição de cada autor em um artigo. Para tal, o sistema permite que o autor esteja vínculado a uma ou mais contribuições previamente estabelecidas. A SciELO passou a considerar uma exigência a indicação da contribuição de cada autor em um artigo desde uma atualização de suas normas em jan/2018.
Cada revista pode ter uma lista de contribuições específicas que uma vez adotada, exigirá de todos os autores cadastrados vinculo com ao menos uma dentre as contribuições disponíveis para todos os tipos (seções) de artigos, por exemplo, Artigo Original, Relato de Caso, Revisão, etc.
Tipos de anexos
O sistema permite configurar os tipos de anexos aceitos para cada tipo de artigo, assim é possível configurar por exemplo, que "Artigo Original" deve permitir o envio de "Termo de consentimento", enquanto que "Artigo de Revisão" não.
Cada tipo de anexo pode ser incluído nos idiomas disponíveis no sistema e possuem 3 atributos de configuração:
- Preenchimento obrigatório: Caso ao menos um anexo seja enviado como deste tipo;
- Visível ao revisor: Permite ou não o acesso do revisor ao anexo;
- Máximo aceito: Quantidade máxima de arquivos anexos deste tipo para serem enviados;
Qualidade da imagem
O sistema permite restringir o envio de imagens que não estejam dentro de um determinado padrão de qualidade. O padrão é determinado pelos DPI e largura da imagem (em pixels). A SciELO por exemplo pede que as revistas enviem imagens com 300dpi.
O sistema permite restringir a qualidade da imagem por dois parâmetros:
- Largura (em pixels) da imagem;
- Definição (em dpi) da imagem;
Por padrão, a revista é configurada para aceitar imagens de baixa qualidade, por exemplo, largura 300px e 50dpi. O ideal é 1000px de largura e 300dpi.
Caso a revista eleve a qualidade requerida os autores poderão ter dificuldades em ajustar suas imagens para o padrão, pois não se trata apenas de manipulação da imagem, mas sim de capturar a imagem neste padrão de qualidade.
Termo de submissão
Termo que o usuário que submete um novo artigo deve concordar antes de finalizar o processo. O texto deve estar em português e inglês.
Balões informativos
Os balões informativos são exibidos ao usuário a partir de interações em partes diversas da submissão. O propósito é tornar o processo didático principalmente ao usuário que utiliza o sistema pela primeira vez.
A seguir a lista de locais onde é possível configurar textos específicos para os balões informativos.
| Item | Passo | Forma de exibir |
|---|---|---|
| Seção do artigo | 1 | M |
| Bom exemplo de título | 2 | M |
| Mau exemplo de título | 2 | M |
| Descritores* | 2 | M/F |
| Conflito de interesses | 4 | M/F |
| Suporte Financeiro | 4 | M/F |
| Ensaio Clínico | 4 | M/F |
| Cada segmento do conteúdo | 5 | M |
| Envio por Upload | 5 | I |
| Tipos de anexos | 6 | I |
* Independente do idioma
Formas de exibir a legenda das formas de exibir
- M - Passar o Mouse sobre o link ou campo;
- F - Colocar o cursor em um campo, para o Foco ser o campo;
- I - Texto informativo sempre visível na página;
Outras restrições da submissão
- Limite de autores para um artigo unicêntrico;
- Limite de autores para um artigo multicêntrico;
- Limite de afiliações para um artigo;
Formulário de Revisão
E possível cadastrar um ou mais formulários de avaliação que poderão ser encaminhados aos revisores. Cada formulário poderá estar vinculado a uma ou mais seções, ou seja, é possível cadastrar um formulário específico para artigos de relato de caso e outro para artigo original, por exemplo.
Cada formulário pode ter todo seu conteúdo integralmente nos dois idiomas disponíveis, português e inglês, de fato deve ser enviado à GN1 nos dois idiomas.
O formulário é organizado em um ou mais grupos, cada grupo pode ter um ou mais perguntas. A seguir as formas que cada pergunta pode ser configurada:
| Item | Descrição |
|---|---|
| Pergunta | Disponível no idioma português e inglês |
| Resposta esperada | Texto livre ou alternativa, neste caso então fornecer as alternativas |
| Preenchimento obrigatório | Pode ser obrigatório ou não, só não é possível encadear perguntas de forma a obrigatoriedade de uma pergunta ser determinada pela resposta de outra pergunta. |
| Autor deve comentar | Indica se o autor deverá responder/comentar a resposta do revisor à pergunta em texto livre |
| Visível ao autor | Pode omitir a visibilidade da resposta do revisor à pergunta. |
Prazos
Os prazos definidos por padrão para algumas etapas do sistema:
| Processo | Descrição | Prazo (em dias) |
|---|---|---|
| Concluir Submissão | O autor deve finalizar a submissão iniciada e não concluída. | 10 |
| Recepcionar um novo artigo | Triagem inicial do artigo e tomada de decisão. | 2 |
| Enviar para revisão | Após a triagem o artigo está pendente para escolha dos revisores. | 10 |
| Resposta do revisor | O revisor deve clicar no link que indicará ao editor que aceita ou não revisar ou então abrir o artigo na área do revisor. | 3 |
| Preencher o Parecer | O revisor deve preencher o parecer de avaliação. | 15 |
| Receber a Revisão Realizada | Recebimento do artigo cuja revisão foi feita e tomada de decisão a partir do parecer preenchido pelo revisor ou revisores. | 10 |
| Corrigir Versão | Correção do artigo a partir das sugestões dadas pelo revisor ou editor. | 15 |
| Verificar Versão e Pareceres | Após a apresentação da nova versão do artigo poderá ser enviado novamente para revisão, aprovação ou recusa. | 10 |
Os prazos poderão ser alterados por usuários com nível de editor ou secretaria a qualquer momento em "Controle" - "Gestão de Prazos". O sistema também permite que o prazo de um processo para um artigo em específico seja alterado, para tal, abra o artigo e selecione o item "Alterar Prazos".
Mensagens aos usuários (E-mails)
O sistema possui um texto padrão definido para as diferentes notificações enviadas durante o processo de avaliação de um artigo.
As mensagens poderão ser alteradas por usuários com nível de editor ou secretaria a qualquer momento em "Controle" - "Cartas". O sistema também permite que uma mensagem seja alterada para um artigo especificamente, por exemplo, ao aprovar um artigo é possível personalizar a mensagem para um autor.
Autonomia de decisão do editor associado
Desde a versão 1.1 o sistema tem o papel do editor responsável, quem é atribuído para definir os revisores e decidir sobre o artigo. Por padrão todos os artigos submetidos terão como editor responsável o editor-chefe, ou editor padrão definido na configuração do sistema.
Também há o conceito do editor associado, usuário passível de ser atribuído como editor responsável, porém cuja autonomia de decisão está sob uma das opções de configuração especificadas a seguir:
- COM autonomia: nesta configuração o editor associado que aprovar, recusar ou devolver um artigo para correções terá sua ação efetivada imediatamente, ou seja, o autor será comunicado por e-mail e o artigo passará para o novo estado.
- SEM autonomia: nesta opção o editor associado poderá recomendar uma decisão de aprovar, recusar ou devolver o artigo para correções do autor, porém, será apenas gerado um comunicado ao editor-chefe para aplicar ou não sua recomendação.
Áreas aos usuários
É possível liberar aos usuários poderem estar vinculados a várias áreas. As áreas estarão no cadastro dos usuários revisores, editores e editores associados. Esta lista é opcional, porém deverá estar nos idiomas português e inglês.
Outras configurações
- Definir o nome do remetente nos e-mails de notificação enviados aos usuários
- Permitir o editor escolher o idioma do formulário enviado ao revisor
- Permitir o revisor obter um certificado para cada parecer preenchido
- Enviar mensagem de agradecimento ao revisor imediatamente após a conclusão do preenchimento do parecer.
Importação de usuários
É possível configurar uma revista importando a base de usuários pré-existente, desde que se enquadre nos requisitos mínimos para compatibilidade.
A revista deve enviar uma planilha no formato do Microsoft Excel que contenha as seguintes colunas:
| Coluna | Obrigatório | Observação |
|---|---|---|
| Primeiro Nome | Sim | |
| Segundo Nome | Não | |
| Sobrenome | Sim | |
| Sim | ||
| Senha | Não | Caso não seja fornecida todos serão cadastrados com uma senha padrão, alternativa não recomendada. |
| Telefone | Não | Não há necessidade de máscara |